Duidelijke documenten

geplaatst in: Tips voor aanbestedingen | 0

 

Ik houd van duidelijke taal……

Bestek, Leidraad, PvE, NvI….. en meer

Bestekken, programma’s van eisen of leidraden. De aanbestedingsdocumenten waarin de procedures, uitgangspunten en wensen zijn beschreven, blinken over het algemeen niet uit in duidelijkheid. In tegendeel. Behalve dat het veel is, staan ze vol van juridisch en ambtelijk taalgebruik, waaronder een addertje zich makkelijk kan verschuilen.

Daar kun je als inschrijver niet je schouders over ophalen, want deze documenten zijn onderdeel van het uiteindelijk te ondertekenen contract. Over onjuistheden en onduidelijkheden moet je vragen stellen, anders schiet je jezelf misschien in de voet. De antwoorden op die vragen komen in de Nota van Inlichtingen. Die is hoger in rangorde dan voorgaande stukken.

Omdat ik ook van puzzelen en orde scheppen houd, vind ik aanbestedingsteksten schrijven ook leuk.

In Utrecht is het Direct Duidelijk

Het is echter goed dat er gesleuteld wordt aan meer behapbare stukken. Tijd voor duidelijke documenten.

De gemeente Utrecht is een lovenswaardig offensief gestart tegen vaag en troebel taalgebruik. Direct duidelijk noemen ze dat. (Dat was het dus eerst bepaald niet). Ik deed als tenderschrijver mee aan een grote aanbesteding in het ´zorgdomein´ van Utrecht. Het viel me op hoe verfrissend kort en bondig de zaken beschreven waren in hun stukken. Overzichtelijk, met koppen, tussenkoppen en bullets.

In vergelijking met de doorsnee-aanbesteding dan, want het blijven dikke pakken papier. Alle relevante zaken moeten nu eenmaal benoemd worden. Maar hóe je dat opschrijft, maakt een wereld van verschil. Je leest er makkelijk doorheen. Je ziet meteen wat ze willen en vragen. Dat maakt het schrijven ook veel prettiger. Je kunt makkelijker refereren aan hun wensen en behoeften.

Aanbesteding kan makkelijker

Direct duidelijk verdient navolging. Ook – en misschien wel vooral – bij de aanbestedende diensten. Daar pleitte Theo van der Linden recentelijk ook al voor in het Aanbestedingscafé: hij dacht dat het ook moet kunnen in een paar A4’tjes. Hoe duidelijker de vraag, des te helderder het antwoord. Hoe enthousiaster mensen gaan nadenken over de inhoudelijke beantwoording.
Hoe minder vragen er nodig zijn, hoe minder extra documenten als de Nota´s van Inlichtingen. Het maakt de hele procedure overzichtelijker en transparanter.

Gloeiende hekel? Of weinig tijd?

Hebt u een gloeiende hekel aan – of te weinig tijd – om die stukken door worstelen? Laat mij een korte bondige samenvatting maken met concrete aanwijzingen om de vragen te beantwoorden. Dat is EHBA: eerste hulp bij aanbesteden.