Hoe stop je zoveel mogelijk relevante informatie in een A4’tje?

geplaatst in: Tips voor aanbestedingen | 0

smart tenderteksten aanbesteding schrijvenDe aanbestedende partij stelt allerlei vragen, maar je krijgt vaak maar enkele A4’tjes voor de relevante informatie die je kwijt wilt. En dan staan er in de vragen vaak ook nog subvragen, die je niet moet vergeten want die vindt je toekomstige opdrachtgever relevant. Het is schrappen en schaven om jouw antwoorden op de toegestane ruimte van één A4’tje – of minder –  te krijgen. Het vereist: goed kiezen wat je wilt vertellen.

Niet alleen gesprekken, ook offerteteksten kunnen de hartgrondige verzuchting oproepen: too much information!

Hoe vaak heb ik niet meegemaakt dat mijn opdrachtgevers er zoveel in wilden proppen dat het A4-vel van boven tot onder en van links tot rechts min of meer volgeschreven was. Zonder witregels, laat staan een afbeelding.

Ik ben daar faliekant tegen.

Denk je dat iemand die tekst met een prettig gevoel gaat lezen?

Dacht het niet. Het roept irritatie op. En dat is het laatste wat je wilt.

Waarom krijg je zo weinig ruimte voor je antwoord?

Omdat ze duidelijke, heldere antwoorden willen. Geen marketing-verhalen of opdeborstklopperij van hoe goed je wel niet bent of dat je bedrijf al driehonderd jaar bestaat. Wel: SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Prijzen die je gewonnen hebt (recentelijk natuurlijk), meetbare klanttevredenheid en een aantoonbaar stabiel personeelsbestand.

Het marketingverhaal over jouw bedrijf kun je kwijt op je website. En daar kijken ze ook heus wel. Even. Maar daar staan meestal niet de relevante antwoorden op de vragen die de aanbesteder stelt.

Dus: hou je in, hou het simpel en hou je aan de vragen.

Wees creatief. In de beperking toont zich de meester. Bied in die korte teksten dát ene extraatje waardoor je antwoord opvalt. Het is de moeite om dat te bedenken. Je hebt er tenslotte straks misschien jaren omzet mee binnengesleept.

En als u dat moeilijk vindt, bel mij!