Het bestek en PvE
De aanbestedingsdocumenten zijn een hele kluif. Het bestek en het Programma van Eisen ( PvE), de Nota’s van Inlichtingen en alle andere paperassen. Wat houdt de aanbesteding (tender, inschrijving, offerte) in en wat wordt er specifiek gevraagd. Waar moet je aan voldoen? Waar kun je in het PvE vinden wat de achterliggende behoeften van de opdrachtgever zijn.
Het lijkt zo voor de hand liggend. Maar ik weet uit ervaring dat het niet zo is. Lees het bestek, het PvE en de Nota´s van Inlichtingen woord voor woord! En lees dus ook tussen de regels door. Ga op onderzoek uit en zoek uit wat voor organisatie het is, wat er speelt.
Wacht vooral niet tot het laatst. En begin bij de planning. Meteen.
Kijk tot wanneer je vragen kunt indienen.
En doe dat! Met elk ingewonnen extra stukje informatie weet je weer wat meer over de klant en de opdracht.
Goed lezen en vragen indienen kan het verschil maken.
Ga er nooit van uit dat je wel begrijpt wat ze bedoelen. Vaak staan er namelijk hiaten of domweg fouten in. Bestekschrijvers zijn ook mensen.
Hoewel de concurrenten de antwoorden ook te lezen krijgen in de Nota van Inlichtingen, kun je hiermee vervelende onduidelijkheden voorkomen. En een betere, op de klant toegespitste tekst schrijven.